Digitalisierung in Hotellerie und Gastronomie: Systeme, die zusammenspielen

Das PMS (Property-Management-System) bildet das Zentrum: Dort laufen Reservationen, Zimmer, Gäste und Rechnungen zusammen. Dazu kommen je nach Betrieb ein Kassensystem (POS) für Restaurant und Bar, ein Channel Manager für die Buchungsplattformen, eine Buchungsmaschine (IBE) für Direktbuchungen auf der eigenen Website, ein CRM für Gästekommunikation und ein RMS für die Preissteuerung. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Systeme, sondern dass sie über Schnittstellen sauber miteinander verbunden sind, damit nichts doppelt erfasst werden muss.

Ein Channel Manager verbindet Ihr PMS mit Buchungsplattformen wie Booking.com oder Expedia. Preise und Verfügbarkeiten werden automatisch auf allen Kanälen aktualisiert, und Buchungen fliessen direkt ins PMS zurück. Sobald Sie über mehr als einen Kanal verkaufen, spart ein Channel Manager viel Handarbeit und verhindert Überbuchungen.

Zuerst werden die Anforderungen geklärt: Grösse und Art des Betriebs, Abläufe an der Réception, benötigte Schnittstellen und Budget. Auf dieser Grundlage vergleiche ich passende Anbieter, hole Offerten ein und organisiere Demos. Sie erhalten eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage. Weil ich keine Provisionen von Anbietern erhalte, empfehle ich das System, das zu Ihrem Betrieb passt.

Viele Empfehlungen in der Branche kommen von Anbietern oder Partnern, die an einem Verkauf mitverdienen. Ich arbeite ohne Provisionen und ohne Systempartnerschaften. So steht bei der Auswahl allein im Vordergrund, was Ihr Betrieb braucht und was sich im Alltag bewährt.

Eine Buchungsmaschine (IBE) ermöglicht Direktbuchungen über Ihre eigene Website. Mit einer Anbindung an Metasuchmaschinen wie Google Hotels, Trivago oder Tripadvisor erscheinen Ihre Direktpreise zusätzlich dort, wo Gäste Preise vergleichen. So gewinnen Sie mehr Direktbuchungen und sind weniger von Buchungsplattformen und deren Kommissionen abhängig.

Automatisieren lassen sich vor allem wiederkehrende Aufgaben: Preise und Verfügbarkeiten auf allen Kanälen aktualisieren, Reservationen ins PMS übernehmen, Bestätigungen und Informationen vor der Anreise versenden, Zusatzleistungen wie Upgrades, Frühstück oder Spa automatisch anbieten (Upselling), Online-Check-in ermöglichen, Zahlungen abwickeln, Konsumationen aufs Zimmer buchen, Tischreservationen und Gutscheine online abwickeln, Gruppenofferten erstellen – inklusive Berechnung durch das RMS, welcher Umsatz aus Einzelbuchungen wegfällt, wenn eine Gruppe angenommen wird – sowie Rechnungen, Bewertungsanfragen und Auswertungen erstellen. Persönlich bleiben sollten Begrüssung und Betreuung der Gäste, die Beratung bei Sonderwünschen, der Entscheid bei Gruppen und der Umgang mit Reklamationen. Gemeinsam legen wir fest, wo die Grenze für Ihren Betrieb liegt.

Ich schule Ihr Team direkt am System, mit den Abläufen aus Ihrem eigenen Alltag, und halte alles schriftlich fest. Ich arbeite nach dem Prinzip «Hilfe zur Selbsthilfe»: Ziel ist, dass Ihre Mitarbeitenden die Systeme selbständig bedienen und auch Preise und Restriktionen selbst steuern können.

Auf Wunsch begleite ich Sie als Sparringpartnerin weiter: ein- bis zweimal pro Monat eine Stunde Austausch, vor Ort oder per Video. Wir schauen gemeinsam auf Pick-up, Auslastung und Preise, passen Restriktionen und Angebote an und klären offene Fragen Ihres Teams. Der Aufwand lässt sich flexibel dosieren und wird nach effektiven Stunden abgerechnet.

Ja. Gerade kleinere Betriebe verschenken oft Umsatz, weil die Preise über die Saison kaum angepasst werden. Revenue Management heisst nicht zwingend teure Software – es beginnt mit einer klaren Preisstrategie nach Saison, Nachfrage und Buchungsverhalten. Ich arbeite nach dem Prinzip «Hilfe zur Selbsthilfe»: Ihr Team lernt, die Preise selbst zu steuern, und auf Wunsch unterstütze ich bei der Auswahl eines passenden RMS.

Das hängt vom Umfang ab: Ein Channel Manager oder eine neue Buchungsmaschine ist schneller eingeführt als ein neues PMS mit allen Schnittstellen. Wichtig ist, den Wechsel in eine ruhige Zeit zu legen, idealerweise in die Zwischensaison, und genügend Zeit für Datenübernahme, Tests und Schulung einzuplanen. Im Erstgespräch schätzen wir gemeinsam ab, was für Ihren Betrieb realistisch ist.

Was sich automatisieren lässt, soll automatisiert werden – das schafft Zeit für das Wesentliche. Entscheidend ist aber meist nicht künstliche Intelligenz, sondern dass die Systeme überhaupt sauber und automatisiert zusammenspielen. Und ein Hotel lebt vom menschlichen Kontakt, in der Ferienhotellerie noch deutlich mehr als in der Stadthotellerie. Technik soll das Team entlasten, nicht ersetzen.

Das Erstgespräch (30 oder 60 Minuten) ist kostenlos und unverbindlich. Danach arbeite ich zu CHF 200.– pro Stunde, exkl. MwSt. und Reisespesen. Verrechnet werden nur effektiv geleistete Stunden, und auf Wunsch vereinbaren wir vorab ein Kostendach. Vieles lässt sich auch per Video erledigen, was Reisespesen spart.